Dokumentendurcheinander und Versionierungswahn behindern die produktive Arbeit von Teams an gemeinsamen Dokumenten. Diese Schlussfolgerung zieht die aktuelle Studie "Datenchaos in deutschen Unternehmen 2010"* der Software-Initiative Deutschland (SID). Der Studie zufolge sagt die klare Mehrheit (73 Prozent) der befragten Experten, dass Arbeitsgruppen zuviel Zeit damit verbringen, gemeinsame Dokumente aktuell zu halten und dass dadurch die eigentliche Arbeit zu kurz kommt. Vor allem mittelständischen Unternehmen fehlen nach Ansicht von 64 Prozent der Befragten moderne Team-Lösungen für ihre tägliche Arbeit mit Dokumenten.
Gefragt nach den Vorteilen dokumentenbasierter Kollaboration schätzen 81 Prozent der Experten (Mehrfachnennung möglich) vor allem, dass Gruppenmitglieder die Dokumente parallel bearbeiten können und damit Zeit gespart wird. Wichtig ist 74 Prozent der Befragten, dass die Dokumente ortsunabhängig sowohl offline als auch online bearbeitet werden können. Darüber hinaus sagen sie, dass Zusammenfügen mehrer Versionen (66 Prozent), Zugriff auf die Dokumentenhistorie (63 Prozent) und schnelles und sicheres Synchronisieren (57 Prozent) wichtige Funktionen für die Teamarbeit mit Dokumenten sind.
"Die SID-Studie zeigt, dass viele Unternehmen immer noch zu viel Zeit mit der Organisation ihrer Dokumente verbringen anstatt produktiv mit ihnen zu arbeiten. Hier besteht dringender Handlungsbedarf. Denn Arbeitsprozesse und Entscheidungen werden zunehmend in Teams verlagert, um dem Kosten- und Wettbewerbsdruck der globalisierten Wirtschaft flexibel begegnen zu können. Dabei ist der Zugriff auf die aktuellsten Daten zu jeder Zeit und ortsunabhängig von entscheidender Bedeutung", sagt Harald Radmacher, Deutschland-Chef von SyncEvolution.
Mit EdocSync bietet SyncEvolution eine Dokumentenmanagement-Lösung speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) oder Projektteams großer Unternehmen, die sich keine umständlichen und kostspieligen Team-Lösungen leisten wollen. Mit EdocSync können sie Dokumente jeder Art und Größe im Firmennetzwerk oder via Internet über Unternehmensgrenzen hinweg bearbeiten, synchronisieren sowie verteilen. Unter www.syncevolution.de steht die Kollaborationslösung zum kostenfreien Test bereit. Zudem präsentiert SyncEvolution EdocSync auf der CeBIT. Pressegespräche auf der Messe können unter team@euromarcom.de vereinbart werden.
* Befragt wurden Experten für Dokumentenmanagement und Kollaboration aus unterschiedlichen Branchen. Die Studie erhebt keinen Anspruch auf Repräsentativität. Sie spiegelt eine Grundstimmung wider, aus der sich bestimmte Rückschlüsse ziehen lassen.
SyncEvolution (www.syncevolution.de) entwickelt und vertreibt innovative, dokumentenbasierte Kollaborationslösungen für Unternehmen. Die Software EdocSync ermöglicht Teams, Dokumente jeder Art und Größe online und offline in Echtzeit sowie ortsunabhängig gemeinsam zu bearbeiten, zu synchronisieren und zu verteilen. Grundlage ist eine verteilte Architektur, die mit oder ohne zentralen Server betrieben werden kann. Die Sicherheit der Daten gewährleisten die Verschlüsselung während des Synchronisierungsprozesses sowie Kontrollmechanismen und Diskretionsstufen. EdocSync lässt sich nahtlos in SyncEvolutions EdocSync Meeting Point Modul integrieren, das dem Anwender volle Kontrolle über den gesamten Datenaustausch innerhalb seines EdocSync-Netzwerkes bietet.
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