Anfang gut, alles gut
Die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit mit japanischen Unternehmen sind vertrauensvolle persönliche Beziehungen. "Japaner machen lieber mit Freunden Geschäfte als mit Fremden", erklärt Koichi Tomizawa. "Sie sind sehr personenbezogen und kaufen etwas, wenn sie dem Verkäufer vertrauen. In Deutschland zählen eher Siegel und Zertifikate, die für ein gutes Produkt stehen". Besonders wichtig: Das erste Zusammentreffen sollte auf jeden Fall von Angesicht zu Angesicht stattfinden.
Geschenke
Für Japaner sind kleine Geschenke ein wichtiger Akt der Höflichkeit. Haben Sie bei Ihrer Reise am besten etwas Typisches aus Deutschland dabei, das der Chef unter seinem Team aufteilen kann. "Zudem werden in Japan zweimal im Jahr traditionell Geschenke gemacht. Von Juli bis Mitte August heißt diese Zeit 'Ochugen' und im Dezember 'Oseibo'. Nutzen Sie diese Geschenktraditionen für eine unerwartete persönliche Überraschung verbunden mit einem Dank für die gute Zusammenarbeit."
Verbindungen schaffen
Smalltalk mit Japanern darf gerne persönlich werden. "Gemeinsamkeiten finden ist der Schlüssel. Das schafft eine Verbindung", so Tomizawa. Beim regelmäßigen privaten Austausch entsteht langfristig eine Geschäftsbeziehung, wie sie die Japaner schätzen. Besonders wichtig: das gemeinsame Essen, das Freizeitprogramm im Rahmen eines Besuchs oder gar die Zigarettenpause. "Enge Beziehungen kennen keine Tabus. Zu Beginn spricht man jedoch besser nicht über Politik im Allgemeinen, die japanisch-chinesischen Beziehungen, die Verantwortung des Kaisers im Krieg und ähnliche Themen."
Ho-Ren-So
Nicht nur die Kommunikation, auch die Arbeitsweisen unterscheiden sich. Koichi Tomizawa stellt klar: "In Deutschland glänzt, wer eine Aufgabe selbstständig und eigenverantwortlich ausführt. Japanische Mitarbeitende erwarten eine engmaschige Betreuung bei ihren Projekten durch den jeweiligen Vorgesetzten. Deshalb erstatten sie diesem sehr oft Zwischenberichte und lassen sich ihr geplantes Vorgehen zunächst bestätigen. Doch was für deutsche Verhältnisse unselbstständig scheint, hat in Japan sogar eine eigene Bezeichnung: Ho-Ren-So, das häufige Konsultieren."
Holschuld
Ungewöhnlich für Deutsche ist auch das Prinzip der Holschuld von Vorgesetzten. In Japan gehört es zu den Aufgaben von höher gestellten Personen, fehlende Informationen bei Mitarbeitenden oder Lieferanten zu erfragen. Ho-Ren-So und Holschuld funktionieren zusammen und gleichen sich aus: "Je mehr Ho-Ren-So gemacht wird, umso weniger Holschuld hat der Höhergestellte", ergänzt Tomizawa.
Nemawashi als Managementmethode
Japanische Vorsetzte treffen als hierarchisch Übergeordnete alle Entscheidungen. Die Fachkompetenz liegt aber meist im Team. Teammitglieder können ihre Ideen dem Entscheider nur vorab im informellen Vier-Augen-Gespräch zuspielen, nicht im Rahmen einer Teamdiskussion. In großer Runde verkündet der Teamleiter lediglich Ergebnisse: denn das oberste Gebot ist es, die Harmonie zu wahren. Tipp: Sie möchten Entscheidungen auf japanischer Seite beeinflussen? Lassen Sie sich Organigramme zusenden und finden Sie heraus, wer die Berater im Team sind.
Leise ist laut
Japaner sind eher still, sie hören zu und hitzige Diskussionen sind nicht ihre Sache. "Sie tragen quasi einen Verstärker im Ohr, der sie empfänglich macht für leise Worte und sanfte Kritik. Die direkte deutsche Art ist oft zu laut für sie", erklärt Tomizawa. "Japaner haben eine ausgeprägte Schamkultur, ein Gesichtsverlust ist für sie unverzeihlich. Äußern Sie Kritik nur im kleinstmöglichen Kreis und nach dem Sandwich-Prinzip: Positives zu Beginn und am Ende". Anerkennung von japanischer Seite erkennen Sie an häufiger Aufmerksamkeit in Form von gut verpackter kleiner Kritik - denn Lob macht selbstzufrieden. Ignoriert man Sie, spricht dies nicht für gute Geschäftsaussichten.
Redepausen
Typisch sind auch längere Pausen zwischen Redebeiträgen. Diese Ruhe und Bedächtigkeit kann dazu führen, dass Sprechzeiten in einem Meeting zu Ungunsten der japanischen Delegation ausfallen. Erstellen Sie am besten einen genauen Ablauf mit Zeitangaben zu den geplanten Beiträgen und Themen. "So eine konkrete Planung hilft Japanern, sich vorzubereiten und die Sprechzeiten ausgewogen zu halten."
Fettnapf und dann?
"Japaner haben Verständnis für Fehler, sie vergeben einen Ausländerbonus. Wichtig ist nur, dass diese nicht immer wieder passieren". Achten Sie daher auf scheinbar unbedeutende Reaktionen. Folgt auf eine Frage ein Lächeln statt einer Antwort, dann möchte und wird Ihr Gegenüber nicht antworten. Leiten Sie auf ein anderes Thema über und fragen Sie bei einer guten Beziehung nachträglich bilateral vorsichtig, was nicht so gut war und wie man es besser machen könnte. Bei größeren Fehlern des Rangniedrigeren steht auf jeden Fall eine Reise etwa zum Kunden an.
Auch wenn der Beziehungsaufbau und die -pflege aufwendig sind, lohnt sich die Investition in solch deutsch-japanische Partnerschaften, die oft viele Jahre andauern. Ein japanisches Sprichwort besagt: Auch eine lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt.
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