EQS-HV: Voltabox AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 27.08.2024 in Paderborn mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

EQS-News: Voltabox AG / Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Voltabox AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 27.08.2024 in Paderborn mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

12.07.2024 / 15:05 CET/CEST
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Voltabox AG Paderborn ISIN DE000A2E4LE9Eindeutige Kennung: 18a3c5612306ef11b53300505696f23c Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit zu der am Dienstag, 27. August 2024, um 13:00 Uhr (MESZ) im Hotel Aspethera, Am Busdorf 7, 33098 Paderborn, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

I.	Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Voltabox AG, des gebilligten Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichts für die Voltabox AG und den Konzern, des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2023

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Somit entfällt eine Feststellung durch die Hauptversammlung. Der Jahresabschluss, der Konzernabschluss, der zusammengefasste Lagebericht für die Voltabox AG und den Konzern, der Bericht des Aufsichtsrats und der erläuternde Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB sind der Hauptversammlung zugänglich zu machen. Nach dem Aktiengesetz bedarf es zu diesem Tagesordnungspunkt keiner Beschlussfassung durch die Hauptversammlung.

Die vorgenannten Unterlagen können ab dem Zeitpunkt der Einberufung und während der Hauptversammlung über unsere Internetseite unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

eingesehen werden. Die Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung zugänglich sein und erläutert werden.

2.	Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

3.	Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.

4.	Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024 sowie des Prüfers für eine etwaige prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts im Geschäftsjahr 2024

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Die Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nürnberg, wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024 sowie zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts für die ersten sechs Monate des Geschäftsjahrs 2024 gewählt.

Der Wahlvorschlag stützt sich auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses.

5.	Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG jährlich einen Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a Abs. 4 AktG zur Billigung vorzulegen. Vorstand und Aufsichtsrat der Gesellschaft haben den Bericht über die im Geschäftsjahr 2023 gewährte und geschuldete Vergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats der Gesellschaft erstellt. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer formell geprüft. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts wurde vom Abschlussprüfer erstellt und ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 ist zusammen mit dem Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers nachstehend abgedruckt und wird außerdem ab der Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023 zu billigen.

Vergütungsbericht gemäß § 162 AktG für das Geschäftsjahr 2023

Vergütungsbericht des Aufsichtsrats und des Vorstands

Der Vergütungsbericht ist über die Internetseite der Gesellschaft im Bereich Investor Relations für zehn Jahre abrufbar (https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung). Der Prüfungsvermerk des Abschlussprüfers ist entsprechend hinterlegt.

Vorstandsvergütung

Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands setzt sich derzeit ausschließlich aus einer jährlichen Festvergütung und Nebenleistungen zusammen. Die Gesamtvergütung des Vorstands enthält Gehälter und kurzfristige Leistungen in Höhe von TEUR 172 (Vorjahr: TEUR 138) und umfasst feste Bestandteile in Höhe von TEUR 172 (Vorjahr: TEUR 134) sowie variable Bestandteile und Boni in Höhe von TEUR 0 (Vorjahr: TEUR 5).

Die gewährten und zugeflossenen Zuwendungen erfolgten in Übereinstimmung mit dem maßgeblichen Vergütungssystem. Den Vorstandsmitgliedern wurden für ihre Vorstandstätigkeit keine Vergütungen durch einen Dritten zugesagt oder im Geschäftsjahr gewährt.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die im Berichtsjahr gewährten Zuwendungen der Mitglieder des Vorstands:

	Jürgen Pampel CEO		Patrick Zabel CEO
	Eintrittsdatum: 09.08.2017		Eintrittsdatum: 16.03.2022
Gewährte Zuwendungen	Austrittsdatum: 31.03.2022
In EUR	2023	2022	2023	2022
Festvergütung	0	54.000	171.824,07	0*
Leistungen nach Beendigung des Anstellungsverhältnisses	0	79.812,84	0	0
Variable Vergütung	0	4.537,11	0	0
Summe	0	138.349,59	171.824,07	0
Anteil an der Gesamtvergütung	0,0%	100 %	100 %	0,0 %*
Jährlicher Betrag anzurechnen auf die mehrjährige variable Vergütung	0	0	0	0
Summe	0	138.349,59	171.824,07	0
Anteil an der Gesamtvergütung	0,0 %	100 %	100 %	0 %
Gesamtvergütung	0	138.349,59	171.824,07	0

^* Hinzu kommt folgende Drittvergütung: Patrick Zabel sind im Geschäftsjahr 2023 Drittzuwendungen gemäß § 162 Abs. 2 Nr. 1 AktG in Höhe von TEUR 48 (Vorjahr TEUR 192) zugeflossen.

Weder wurden Aktien gewährt noch zugesagt. Es wurden zudem keine Aktienoptionen durchgeführt. Darüber hinaus wurde nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, variable Vergütungsbestandteile zurückzufordern.

Hinsichtlich der Vergütung jedes einzelnen Vorstandsmitglieds hat der Vergütungsbericht gemäß § 162 Abs. 2 Nr. 1 AktG ferner Angaben zu solchen Leistungen zu enthalten, die einem Vorstandsmitglied von einem Dritten im Hinblick auf seine Tätigkeit als Vorstandsmitglied zugesagt oder im Geschäftsjahr gewährt worden sind. Offenzulegen sind nicht nur Leistungen für, sondern auch Leistungen im Hinblick auf die Tätigkeit als Vorstandsmitglied. Damit sind alle Vorteile, die eine sachliche Nähe zur Vorstandstätigkeit aufweisen, darzustellen über die eigentliche Vergütung für die Vorstandstätigkeit hinausgehend.

Die Drittvergütung resultierte aus einem Dienstleistungsvertrag, der zwischen der Trionity Invest GmbH und der Voltabox AG geschlossen wurde und sich auf die Vorstandstätigkeit bezieht. Hierfür hat die Voltabox AG im Geschäftsjahr 2023 TEUR 0 (Vorjahr: TEUR 75) an die Trionity Invest GmbH gezahlt. Der Dienstleistungsvertrag zwischen der Trionity Invest GmbH und der Voltabox AG wurde nicht verlängert. Seit dem 01.04.2023 ist der Vorstand in einem Dienstverhältnis mit der Voltabox AG.

Angaben in TEUR	2020	2021	2022	2023
Gewährte Vergütung Jürgen Pampel	325	308	59	0
Gewährte Vergütung Dr. Burkhard Leifhelm	124	180	0	0
Gewährte Vergütung Patrick Zabel	108	170	0	172
EBITDA-Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr	-69 %	79 %	38 %	8 %
Durchschnittliche Vergütung aller Angestellten Arbeitnehmer auf Vollzeitäquivalenzbasis weltweit im Verhältnis zur Vorstandsvergütung	3 %	11 %	5 %	16 %

Es lagen keine Abweichungen zum Vergütungssystem vor. Der Beschluss der Hauptversammlung zur neuen Vergütungsstruktur wird bei neuen Vorstandsverträgen berücksichtigt.

Als Mitglied des freiwilligen Aufsichtsrats der ForkOn GmbH erhielt Patrick Zabel keine Vergütung.

Aufsichtsratsvergütung

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats wird satzungsgemäß von der Hauptversammlung festgelegt, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats beschließt.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten satzungsgemäß eine feste Vergütung in Höhe von TEUR 10. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält TEUR 20, der stellvertretende Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält TEUR 15 pro Geschäftsjahr. Gehört ein Mitglied dem Aufsichtsrat nur einen Teil des Geschäftsjahres an, bestimmt sich die Vergütung zeitanteilig.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats sind in eine von der Gesellschaft zugunsten der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats zu marktüblichen Bedingungen abgeschlossene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung einbezogen.

Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats Ersatz ihrer bei Wahrnehmung ihres Amts entstandenen angemessenen und nachgewiesenen Auslagen sowie des eventuell auf die Aufsichtsratsvergütung entfallenden Umsatzsteuerbetrages, soweit sie berechtigt sind, der Gesellschaft die Umsatzsteuer gesondert in Rechnung zu stellen und dieses Recht auszuüben.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats haben im Berichtsjahr eine feste Vergütung in Höhe von TEUR 45 (Vorjahr: TEUR 45) erhalten.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder:

	Herbert Hilger Vorsitzender des Aufsichtsrats		Roland Mackert Stv. Vorsitzender des Aufsichtsrats		Toni Junas Mitglied des Aufsichtsrats
In EUR	2023	2022	2023	2022	2023	2022
Festvergütung	20.000	20.000	15.000	15.000	10.000	10.000
Gesamtvergütung	20.000	20.000	15.000	15.000	10.000	10.000

Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG

An die Voltabox AG, Paderborn

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der Voltabox AG für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870 (09.2023)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt "Verantwortung des Wirtschaftsprüfers" unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätsmanagementstandards: Anforderungen an das Qualitätsmanagement in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QMS 1 (09.2022)) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer / vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen falschen Darstellungen aufgrund von dolosen Handlungen (d.h. Manipulationen der Rechnungslegung und Vermögensschädigungen) oder Irrtümern ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben.

Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Bielefeld, den 30. April 2024

Rödl & Partner GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

	gez. Stramitzer Wirtschaftsprüfer	gez. Schumacher Wirtschaftsprüfer

6.	Beschlussfassung über eine Satzungsänderung zur Anpassung an eine Gesetzesänderung zum Nachweisstichtag

Die gesetzliche Regelung zum Nachweisstichtag in § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG wurde durch das Gesetz zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz - ZuFinG) Bundesgesetzblatt I 2023 Nr. 354) in Angleichung an die Definition des Nachweisstichtags gemäß Artikel 1 Nummer 7 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 angepasst, ohne dass damit eine materielle Änderung der Frist verbunden ist. Die Änderung ist am 15. Dezember 2023 in Kraft getreten.

§ 19.1 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft, der in Anlehnung an den Wortlaut des § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG a.F. die Bestimmung des Nachweisstichtags enthält, soll mit Blick auf die gesetzliche Neuregelung dahingehend angepasst werden, dass zukünftig nur noch auf den gesetzlich bestimmten Zeitpunkt verwiesen wird.

Die derzeit gültige Satzung ist im Internet unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

verfügbar und wird auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:

§ 19.1 Satz 3 der Satzung wird geändert und wie folgt neu gefasst:

"Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den für börsennotierte Gesellschaften gesetzlich bestimmten Zeitpunkt vor der Hauptversammlung beziehen."

Im Übrigen bleibt § 19.1 der Satzung unverändert.

II.	Weitere Angaben zur Einberufung

1.	Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Die Anmeldung muss in deutscher oder englischer Sprache in Textform erfolgen.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes genügt ein gemäß § 67c Abs. 3 AktG durch den Letztintermediär in Textform ausgestellter Nachweis über den Anteilsbesitz des Aktionärs, der der Gesellschaft auch direkt durch den Letztintermediär übermittelt werden kann. Der Nachweis hat sich auf den Nachweisstichtag zu beziehen. Nachweisstichtag ist gemäß § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG in der Fassung des Gesetzes zur Finanzierung von zukunftssichernden Investitionen (Zukunftsfinanzierungsgesetz - ZuFinG) Bundesgesetzblatt I 2023 Nr. 354) der Geschäftsschluss des zweiundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, also der 5. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ). Dies entspricht inhaltlich dem nach der bisherigen Regelung des § 19.1 Satz 3 der Satzung der Gesellschaft maßgeblichen Zeitpunkt, dem Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also dem 6. August 2024, 00:00 Uhr (MESZ).

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 20. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugegangen sein:

Voltabox AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: [e-mail]

2.	Bedeutung des Nachweisstichtags

Der Nachweisstichtag ist das entscheidende Datum für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und den Umfang und die Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Die Aktien werden weder am Nachweisstichtag noch bei der Anmeldung zur Hauptversammlung gesperrt; vielmehr können die Aktionäre über ihre Aktien auch nach dem Nachweisstichtag und der Anmeldung weiterhin frei verfügen. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Aktionäre, die ihren Anteilsbesitz nach dem Nachweisstichtag vollständig oder teilweise veräußern, sind daher - bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes - gleichwohl zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts berechtigt. Veräußerungen oder sonstige Übertragungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben demnach keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und die Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erwerben, können nicht an der Hauptversammlung teilnehmen und sind auch nicht stimmberechtigt, es sei denn, sie haben sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für eine etwaige Dividendenberechtigung.

3.	Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch einen Intermediär (etwa die depotführende Bank), eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Vollmachten, die nicht an einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 Abs. 8 AktG genannten gleichgestellten Personen oder Institutionen erteilt werden, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.

Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Person oder Institution sowie den Widerruf oder den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gilt das Textformerfordernis nicht. Wir weisen darauf hin, dass die zu bevollmächtigende Institution oder Person in diesen Fällen möglicherweise eine besondere Form der Vollmacht verlangt. Wir bitten die Aktionäre daher, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Erklärung über die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen.

Für die Übermittlung der Erteilung der Vollmacht sowie des Nachweises der Bevollmächtigung per Post oder auf elektronischem Weg (per E-Mail) bietet die Gesellschaft folgende Adresse an:

Voltabox AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: [e-mail]

Soweit die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgt, bedarf es keines gesonderten Nachweises über die Erteilung der Vollmacht. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Wir bitten unsere Aktionäre, Vollmachten, Nachweise der Bevollmächtigung und Widerrufe von Vollmachten, soweit sie auf dem Postweg übermittelt werden, bis 26. August 2024, 18:00 Uhr (MESZ) (Zugang), an die vorstehende Adresse zu übermitteln. Der Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann gegenüber der Gesellschaft auch dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist.

Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, die den Aktionären nach der oben beschriebenen fristgerechten Anmeldung zugesandt wird, und steht auf unserer Internetseite unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Die Erteilung von Vollmachten sowie der Widerruf der Vollmacht können durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft auch über elektronische Kommunikation unter Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals erfolgen, das die Gesellschaft unter der Internetadresse

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

zur Verfügung stellt. Die notwendigen Zugangsdaten für das InvestorPortal können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten der ihnen übersandten Eintrittskarte entnehmen. Über das InvestorPortal können Vollmachten bis spätestens 26. August 2024, 18:00 Uhr (MESZ), erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden. Wir weisen darauf hin, dass mit Ablauf der vorstehenden Frist diese Funktion über das InvestorPortal geschlossen wird.

4.	Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung mit der Stimmrechtsausübung zu bevollmächtigen. Auch in diesen Fällen sind eine form- und fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung ausschließlich weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft in Textform übermittelt werden. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, die den Aktionären nach der oben beschriebenen fristgerechten Anmeldung zugesandt wird, und steht auf unserer Internetseite unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Die Vertretung durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist auf die weisungsgebundene Ausübung des Stimmrechts beschränkt. Weisungen zur Ausübung weiterer Aktionärsrechte im Hinblick auf die Hauptversammlung, insbesondere zur Stellung von Anträgen, von Fragen oder zur Einlegung von Widersprüchen, nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht entgegen.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (sowie ggf. eine Änderung und der Widerruf erteilter Vollmachten und Weisungen) müssen der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum 26. August 2024, 18:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:

Voltabox AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
E-Mail: [e-mail]

Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie der Widerruf der Vollmacht oder eine Änderung der Weisungen können durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft auch über elektronische Kommunikation unter Nutzung des passwortgeschützten InvestorPortals erfolgen, das die Gesellschaft unter der Internetadresse

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

zur Verfügung stellt.

Die notwendigen Zugangsdaten für das InvestorPortal können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten der ihnen übersandten Eintrittskarte entnehmen. Über das InvestorPortal können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis spätestens 26. August, 18:00 Uhr (MESZ), erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden. Wir weisen darauf hin, dass mit Ablauf der vorstehenden Frist diese Funktion über das InvestorPortal geschlossen wird.

Darüber hinaus bieten wir Aktionären, die sich nach den vorstehenden Bestimmungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben sowie zur Hauptversammlung erschienen sind, an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung

Gehen im Vorfeld der Hauptversammlung voneinander abweichende Erklärungen fristgerecht auf unterschiedlichen zulässigen Übermittlungswegen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese - jeweils unabhängig vom Eingangszeitpunkt - in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 Aktiengesetz in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212, 2. per InvestorPortal, 3. per E-Mail und 4. per Brief. Der zuletzt zugegangene fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist stets maßgeblich.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine diesen gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft als zur Vertretung entsprechend der Weisungen bevollmächtigt angesehen.

Weitere Informationen zur Abstimmung gemäß Tabelle 3 der Durchführungsverordnung DVO (EU) 2018/1212

Die vorgesehenen Abstimmungen zu den Punkten 2 bis 4 und 6 der Tagesordnung haben verbindlichen Charakter. Unter dem Punkt 5 der Tagesordnung hat die vorgesehene Abstimmung empfehlenden Charakter.

Bei den vorgesehenen Abstimmungen zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 6 besteht jeweils die Möglichkeit, mit Ja (Befürwortung) oder Nein (Ablehnung) abzustimmen oder sich der Stimme zu enthalten (Stimmenthaltung).

5.	Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG

a)	Recht der Aktionäre auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000,00 (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form, d.h. unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB), an den Vorstand der Voltabox AG zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 27. Juli 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Es wird darum gebeten, entsprechende Verlangen an folgende Anschrift zu richten:

Voltabox AG
- Vorstand -
Technologiepark 32
D-33100 Paderborn
E-Mail: [e-mail]

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Für die Berechnung der Aktienbesitzzeit findet § 70 AktG Anwendung. Im Übrigen ist § 121 Absatz 7 AktG entsprechend anzuwenden. Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden - soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden - unverzüglich nach Zugang des Verlangens in gleicher Weise wie die Einberufung bekannt gemacht.

b)	Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Jeder Aktionär hat das Recht, der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung sowie Vorschläge zu einer in der Tagesordnung vorgesehenen Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern zu übermitteln.

Gegenanträge mit einer etwaigen Begründung sowie Wahlvorschläge können der Gesellschaft vor der Hauptversammlung an folgende Adresse übermittelt werden:

Voltabox AG
- Vorstand -
Technologiepark 32
D-33100 Paderborn
E-Mail: [e-mail]

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft spätestens bis zum 12. August 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der vorstehenden Adresse zugehen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung sowie eventueller Stellungnahmen der Verwaltung unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Ferner kann die Gesellschaft auch noch unter bestimmten weiteren, in den §§ 126 bzw. 127 AktG näher geregelten Voraussetzungen von einer Zugänglichmachung ganz oder teilweise absehen oder Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge und deren Begründungen zusammenfassen.

Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt beziehungsweise unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

c)	Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf ein in der Hauptversammlung mündlich gestelltes Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, da der Hauptversammlung zu Punkt 1 der Tagesordnung auch der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht der Gesellschaft und des Konzerns vorgelegt werden.

Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen. Nach Ziffer 20.4 der Satzung kann der Versammlungsleiter neben dem Rede- auch das Fragerecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere bereits zu Beginn oder während der Hauptversammlung den zeitlichen Rahmen für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für die Aussprache zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie für den einzelnen Frage- oder Redebeitrag angemessen festsetzen.

6.	Unterlagen zur Hauptversammlung und Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127 und 131 Absatz 1 AktG sowie die Einberufung der Hauptversammlung und die weiteren Informationen nach § 124a AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

zugänglich.

Sämtliche der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

Unter der vorab genannten Internetadresse werden nach der Hauptversammlung auch die Abstimmungsergebnisse veröffentlicht.

Die Abstimmenden können von der Gesellschaft nach § 129 Abs. 5 AktG i.V.m. Art. 7 Abs. 2 und Art. 9 Abs. 5 Unterabs. 2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung eine Bestätigung darüber verlangen, ob und wie ihre Stimme gezählt wurde.

7.	Angaben zur Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung

Im Zeitpunkt der Einberufung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 19.148.249,00 und ist eingeteilt in 19.148.249 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme in der Hauptversammlung. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt somit 19.148.249. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

8.	Hinweise zu Zeitangaben

Sämtliche Zeitangaben in dieser Einberufung sind in der für Deutschland aktuell maßgeblichen mitteleuropäischen Sommerzeit MESZ) angegeben. Dies entspricht mit Blick auf die koordinierte Weltzeit (UTC) dem Verhältnis UTC = MESZ minus zwei Stunden.

9.	Information zum Datenschutz

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Kommunikation mit Ihnen als Aktionär sowie zur Durchführung unserer Hauptversammlung verarbeitet. Darüber hinaus werden Ihre Daten für damit in Zusammenhang stehende Zwecke und zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten) verwendet. Die Voltabox AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Nähere Informationen zum Datenschutz sind im Internet unter

https://ir.voltabox.ag/hv-finanzkalender/hauptversammlung

abrufbar.

Paderborn, im Juli 2024

Voltabox AG

Der Vorstand

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