Wenn Kunden nicht zahlen, wird das für Unternehmen schnell zum Risiko. Denn offene Rechnungen belasten nicht nur den Cashflow - im schlimmsten Fall bringen sie die gesamte Liquidität in Gefahr. Das weiß auch Philipp Kadel, der Geschäftsführer der DIAGONAL Gruppe, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, das Forderungs- und Zahlungsmanagement für ihre Partner zu übernehmen. Wie Unternehmen durch smartes Mahnwesen ihren Cashflow verbessern können, erklärt der Experte in diesem Beitrag.
Offene Rechnungen stellen für viele Unternehmen längst eine tägliche Herausforderung dar - mit teils gravierenden Auswirkungen auf die eigene Zahlungsfähigkeit. Steigende Kosten, instabile Märkte und verzögerte Zahlungsfristen, die den Cashflow belasten, machen das Thema Liquidität zum ständigen Problem. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen geraten dadurch immer stärker unter Druck: Sie müssen Gehälter zahlen, laufende Kosten decken und Lieferanten bedienen, während überfällige Zahlungen zunehmend ihre finanziellen Spielräume einschränken. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen nicht über die nötigen Ressourcen verfügen, um ihr Forderungsmanagement konsequent und professionell umzusetzen. "Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark unbezahlte Rechnungen die Liquidität belasten", erklärt Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe. "Oft fehlt es nicht nur an effizienten Prozessen, sondern auch an einer klaren Strategie im Mahnwesen."
"Ein smartes Mahnwesen eröffnet heute die Möglichkeit, Liquidität gezielt zu sichern, Zahlungsausfälle zu vermeiden und Mahnprozesse effizient zu gestalten", fährt er fort. "So bleiben Unternehmen finanziell handlungsfähig, ohne wertvolle Kundenbeziehungen zu gefährden." Philipp Kadel ist seit mehr als zwei Jahrzehnten Experte in der Entwicklung effizienter Lösungen im Forderungsmanagement. Alles begann mit der Frage, wie Inkassoverfahren so gestaltet werden können, dass sie säumige Kunden mit Empathie und Verbindlichkeit zur Zahlung bewegen. Der Erfolg gab dem Experten recht: Die Realisierungsquoten stiegen auf ein zuvor nicht erreichtes Niveau. Letztendlich ging es Philipp Kadel darum, ein Inkassoverfahren weitestgehend zu vermeiden, weshalb er den gesamten Zahlungsprozess genauer unter die Lupe nahm. Heute bietet er seinen Kunden mit der DIAGONAL Gruppe eine durchgängige Prozesskette, die von der Bonitätsprüfung über Payment und Debitorenmanagement bis hin zum Inkasso reicht. Gemeinsam mit seinem Team setzt der Experte auf hochautomatisierte und kundenfreundliche Full-Service-Lösungen. Wie Unternehmen durch smartes Mahnwesen ihren Cashflow verbessern können, veranschaulicht Philipp Kadel anhand der folgenden drei Schwerpunktthemen auf Unternehmensebene.
1. Etablierung fester Prozesse
In vielen Unternehmen wird das Mahnen regelmäßig aufgeschoben, weil es keine klar definierten Abläufe gibt. Stattdessen wartet man darauf, dass der Buchhalter irgendwann die Zeit findet, sich darum zu kümmern - was in der Praxis eher selten der Fall ist. Deshalb ist es so wichtig, feste Prozesse zu etablieren - so beispielsweise, indem man regelmäßige Zeitpunkte für das Mahnen festlegt. Idealerweise wird jede Überfälligkeit sofort bearbeitet, anstatt den Mahnprozess unnötig hinauszuzögern. Ein fester Rhythmus - etwa jeden Donnerstag - sorgt dafür, dass keine Zahlung in Vergessenheit gerät. Wenn ein Zahlungsziel von zehn Tagen gesetzt ist, kann man eine kleine Kulanzzeit von drei Tagen einplanen. Danach sollte nach Möglichkeit unverzüglich der Mahnprozess eingeleitet werden. Der Vorteil eines schnellen Mahnens liegt auf der Hand: Es sorgt dafür, dass Unternehmen schneller an die benötigte Liquidität kommen, ohne dass der Cashflow unnötig belastet wird. Ein zügiges Mahnwesen hat also unmittelbare positive Auswirkungen auf die Unternehmensfinanzen. Entsprechend wichtig ist es, feste Prozesse im Mahnwesen zu etablieren und konsequent einzuhalten.
2. Ziel der Mahnung ist Aufmerksamkeit
Eine Mahnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung - sie sollte vor allem die Aufmerksamkeit des Schuldners auf sich ziehen. Viele Mahnungen erzielen nicht die gewünschte Wirkung, weil sie alle die gleichen Standardformulierungen enthalten, weiß Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe. Vom Schuldner wird diese Art der Mahnung schnell als lästige Erinnerung wahrgenommen, die er am liebsten ignoriert - vor allem natürlich, wenn gerade keine liquiden Mittel zur Verfügung stehen. Eine gute Mahnung sollte den Schuldner positiv überraschen, indem sie sich von den üblichen Standardschreiben abhebt - und den Schuldner dadurch dazu motiviert, die offene Rechnung zu begleichen. Das Ziel sollte es im kaufmännischen Mahnwesen nicht sein, Druck auszuüben. Vielmehr geht es darum, den Schuldner auf eine humorvolle Art und Weise zum Handeln zu bewegen. Mahnungen, die für ein Schmunzeln sorgen, haben eine viel größere Chance, die Zahlung zu beschleunigen.
3. Empathie als Schlüssel
Empathie ist ein weiterer entscheidender Faktor für den Erfolg im Mahnwesen. Kein Unternehmer möchte kaufkräftige Kunden vergrätzen - es geht eher darum, ihnen einen Impuls zu geben. Denn häufig wird eine Zahlung schlicht übersehen oder vergessen. Hier können Unternehmen den Kunden positiv abholen, indem sie ihm Verständnis entgegenbringen. In dem Moment, in dem das Unternehmen dem Kunden zeigt, dass es seine Situation nachvollziehen kann und anerkennt, dass hier kein Betrug vorliegt, erwandelt sich seine Abwehrhaltung in Zuneigung. Ein empathisches Mahnschreiben hat folglich eine sehr viel größere Chance, den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Der Kunde fühlt sich nicht angegriffen, sondern respektiert und gesehen. Das sorgt nicht nur für eine positive Kundenbeziehung, sondern trägt auch dazu bei, dass das Unternehmen die Liquidität erhält, die es benötigt.
Sie möchten durch smartes Mahnwesen Ihren Cashflow verbessern? Dann melden Sie sich jetzt bei Philipp Kadel von der DIAGONAL Gruppe (https://diagonal-gruppe.de/), um sich kostenlos beraten zu lassen!
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